Правила организации семинаров и конференций
- Обновлено 08 Декабрь 2013
Конференция, семинар, презентация – мероприятия такого формата с каждым годом проводятся все чаще, причем сегодня их организовывают не только крупные корпорации, но и небольшие компании. Цель подобных встреч может быть различной: для некоторых структур семинары и презентации – основной способ ведения бизнеса, другие организуют такие мероприятия для информирования партнеров о нововведениях, третьи заинтересованы в обмене идеями, опытом, наработками. Но вне зависимости от цели конференций, требования к их подготовке и организации схожи.
Необходимые составляющие успешной конференции
Первое, и, пожалуй, самое главное при подготовке к проведению семинара или конференции – четко обозначить их формат и цель, так как именно от этого зависят все остальные действия. После этого можно приступать к более тщательному планированию:
1. Определить целевую аудиторию и возможное количество участников.
2. Обозначить спикеров:
· выбрать, чьи выступления будут полезны и интересны целевой аудитории;
· договориться с потенциальными спикерами, проинформировав их о тематике, цели и формате мероприятия;
· определить длительность выступлений и их очередность.
3. Выбрать место проведения конференции. Как правило, в современных условиях для мероприятий такого формата арендуется конференц-зал в бизнес-комплексе, отеле или специализированном центре. Важно понимать, что от выбора места для проведения масштабной встречи напрямую зависит его успех, поэтому к помещению предъявляются довольно высокие требования:
· достаточная площадь, позволяющая комфортно разместить всех участников;
· хорошее освещение, которое даст возможность участникам видеть все, что происходит на сцене или на экране, а также вести записи;
· наличие всего необходимого оборудования: проекторов, звуковой аппаратуры, компьютеров, широкоформатных экранов и т.д.;
· возможность организовать кофе-паузу или даже банкет в помещении или непосредственной близости от него;
· наличие рядом со зданием парковки.
В зависимости от формата мероприятия, при аренде зала могут учитываться дополнительные требования, которые необходимо продумать и сформулировать заранее.
4. Разослать адресные приглашения участникам, а при необходимости дать рекламу. Способы продвижения информации о конференции могут быть самыми разными, а выбор наиболее эффективного метода зависит, в первую очередь, от целевой аудитории.
5. Подготовить все необходимые полиграфические, электронные, представительские материалы для каждого участника.
